Privacy is belangrijk voor ons, dus u heeft de mogelijkheid om bepaalde soorten opslag uit te schakelen die mogelijk niet noodzakelijk zijn voor de basiswerking van de website. Het blokkeren van categorieën kan uw ervaring op de website beïnvloeden. Meer informatie.
Je kunt een proces pas verbeteren als je precies weet hoe het nu verloopt. In de praktijk werken teams vaak op basis van aannames over hun eigen proces, terwijl de werkelijkheid op de vloer of achter het bureau er anders uitziet. Value Stream Mapping, in het Nederlands waardestroomanalyse genoemd, is de methode om dat verschil zichtbaar te maken. Je brengt elke stap in een proces in kaart, van de eerste handeling tot het moment dat de klant het resultaat ontvangt, en je legt bloot waar tijd, materiaal en informatie vastlopen.
Bij het LMI is VSM vaak de eerste stap in een verbetertraject. Voordat je iets aanpast, teken je op wat er daadwerkelijk gebeurt. Die stap wordt regelmatig overgeslagen, en dat is meestal de reden dat verbeteracties later geen effect blijken te hebben.
VSM is bruikbaar in verschillende situaties. Bij de start van een nieuw proces geeft het een ontwerp dat rekening houdt met flow in plaats van losse handelingen. Bij een bestaand proces met terugkerende knelpunten helpt het om de oorzaak te vinden in plaats van symptomen te bestrijden. En bij een grotere transformatie, waarbij meerdere afdelingen samenwerken, geeft VSM een gedeeld beeld waar iedereen zich in herkent.
Wat deze situaties gemeen hebben: je hebt een concreet proces nodig dat je kunt volgen van begin tot eind. VSM werkt niet goed op abstracte thema's, het werkt op een product, een dienst of een aanvraag die door een keten van stappen gaat.
De eerste stap is de Current State Map. Dit doe je het liefst samen met de mensen die het werk daadwerkelijk uitvoeren, op locatie, met bruin papier en post-its. Een sessie achter een scherm mist details die je alleen ziet als je meeloopt langs het proces.
Voor elke stap breng je een aantal zaken in kaart:
Zodra dit op papier staat, worden verspillingen zichtbaar. In Lean werken we met zeven vormen van verspilling (TIMWOOD): transport, voorraad, beweging, wachttijd, overproductie, overbewerking en fouten. Bij een VSM-sessie zie je meestal een combinatie hiervan terug: werk dat blijft liggen, stappen die informatie dubbel verwerken, of overdrachten waarbij niemand meer weet wat de status is.
Met de huidige staat op tafel ontwerp je de Future State Map. Hier stel je twee vragen centraal: welke verspillingen kun je elimineren, en hoe creëer je flow tussen de stappen die overblijven.
Flow betekent dat werk zo min mogelijk stilstaat tussen stappen. Dat lukt niet altijd volledig, sommige processen hebben nu eenmaal wachttijd nodig, maar het doel is om onnodige onderbrekingen weg te nemen. Denk aan een aanvraag die drie dagen op een bureau ligt voordat iemand ernaar kijkt, terwijl de daadwerkelijke beoordeling tien minuten kost.
De toekomstige staat is geen eindpunt. Het is een richting waar je stap voor stap naartoe werkt, met ruimte om bij te sturen zodra je in de praktijk merkt dat iets anders werkt dan bedacht.
Een Future State Map zonder plan blijft een tekening. De laatste stap is het vertalen van het ontwerp naar concrete acties: wie doet wat, in welke volgorde, en op welke termijn. Werk hierbij met kleine, haalbare stappen in plaats van één grote ingreep. Zo houd je het team betrokken en kun je tussentijds bijsturen op basis van wat je leert.
Het Rijksvastgoedbedrijf startte een Lean-transformatie op basis van Value Stream Management. Onder leiding van regiohoofd Noord Harry van Zomeren werkte de afdeling Projecten en Onderhoud drie jaar lang continu aan het verbeteren van de eigen processen, met de oorspronkelijke teams en zonder de personele bezetting substantieel uit te breiden.
De resultaten: de productie en productiviteit stegen jaarlijks met 20%, en het serviceniveau op onderhoud verbeterde in dezelfde periode met meer dan 20%. Opgeteld komt dat neer op een cumulatieve verbetering van 50% over de afgelopen jaren. Voor het Rijksvastgoedbedrijf betekende dit dat een groeiende werklast kon worden opgevangen zonder extra capaciteit, door het proces zelf beter te ontwerpen.
Een VSM-sessie leer je het beste door het te doen, bij voorkeur onder begeleiding van iemand die weet waar de valkuilen zitten. Tijdens de VSM-workshop breng je samen met je team een echt proces in kaart en ga je naar huis met een eerste Future State Map. Wil je dieper in de methode, dan is de Black Belt-opleiding de logische vervolgstap. Daar staat "Leren Zien" van Mike Rother en John Shook centraal, het boek dat VSM als methode op de kaart zette.
