Privacy is belangrijk voor ons, dus u heeft de mogelijkheid om bepaalde soorten opslag uit te schakelen die mogelijk niet noodzakelijk zijn voor de basiswerking van de website. Het blokkeren van categorieën kan uw ervaring op de website beïnvloeden. Meer informatie.
Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) beheert een immense en complexe vastgoedportefeuille, van kazernes tot paleizen. Jarenlange bezuinigingen zorgden echter voor een aanzienlijke achterstand in onderhoud. De uitdaging? "Meer doen met dezelfde hoeveelheid mensen".
Sinds 2022 werkt het Lean Management Instituut samen met het Rijksvastgoedbedrijf aan een omvangrijke Lean-transformatie. Dit is het inspirerende verhaal van hoe een overheidsinstelling de interne silo’s doorbrak, eigenaarschap bij de teams legde en de output dramatisch verhoogde.
Na drie jaar continue verbetering onder leiding van Regiohoofd Noord, Harry van Zomeren, zijn de resultaten indrukwekkend. Zonder de personele bezetting significant uit te breiden, heeft de afdeling Projecten en Onderhoud een ware sprong gemaakt:
Dit komt neer op een cumulatieve verbetering van 50% in de afgelopen jaren, gerealiseerd met de oorspronkelijke teams. Deze cijfers tonen aan dat het optimaliseren van processen de krachtigste hefboom is voor overheidsorganisaties die kampen met beperkte middelen en groeiende werklast.
Om de inefficiënties, de lange doorlooptijden en het gebrek aan transparantie aan te pakken, heeft het RVB een reeks bewezen Lean-technieken geïmplementeerd:
Value Stream Management (VSM) De focus verschoof van individuele afdelingen (silo’s) naar de gehele waardestroom (het horizontale proces). Er werden Value Stream Managers aangesteld om de keten in zijn geheel te sturen, niet alleen hun eigen afdeling.
Dedicated & Multifunctionele Teams Voorheen werden teams per project samengesteld, wat inefficiënt was. Nu werken vaste, multifunctionele teams samen aan meerdere projecten, wat leidt tot meer eigenaarschap en snellere onderlinge afstemming.
Visueel Management (Flowboards) Er werden fysieke en digitale Flowboards geïntroduceerd. Deze zorgen voor transparantie en een real-time overzicht van de status van alle projecten, waardoor verspilling en knelpunten direct zichtbaar worden.
Pull-systeem Het RVB stapte over van 'push' naar 'pull'. In plaats van projecten top-down toe te wijzen, vragen de teams nu zelf om nieuw werk op basis van hun beschikbare capaciteit. Dit voorkomt overbelasting en zorgt dat de focus ligt op het afronden van taken.
Operationeel Management Structuur (DMS) Een gestructureerd dagelijks managementproces op drie niveaus (team, regio, business unit). Dit zorgt voor proactieve sturing op resultaten en snelle escalatie van problemen naar het juiste managementniveau.
Tegelijkertijd benadrukt het RVB dat cultuurverandering tijd kost. Een belangrijke les is dat de rol van managers verandert: zij moeten nu coachen op procesverbetering en vaker Gamba Walks doen om te zien wat er op de werkvloer gebeurt. Het aanpakken van 'vage zorgen' en het leren feitelijk escaleren is de volgende stap.
De transformatie bij het Rijksvastgoedbedrijf bewijst dat Lean-principes net zo effectief zijn binnen de overheid als in de industrie. Door te focussen op het wegnemen van verspilling, het creëren van transparantie en het geven van eigenaarschap aan medewerkers, zijn significante prestatieverbeteringen mogelijk.
Heeft uw overheidsinstelling ook te maken met groeiende werklast, strakke budgetten of complexe ketenprocessen?
Wacht dan niet langer. Neem contact op met het Lean Management Instituut om te ontdekken hoe Value Stream Management, multifunctionele teams en een cultuur van continue verbetering uw organisatie kunnen transformeren. Samen zetten we de koers uit voor een efficiëntere en slagvaardigere overheid.
Videos van het Rijksvastgoedbedrijf op de Lean Global Connection:
