Privacy is belangrijk voor ons, dus u heeft de mogelijkheid om bepaalde soorten opslag uit te schakelen die mogelijk niet noodzakelijk zijn voor de basiswerking van de website. Het blokkeren van categorieën kan uw ervaring op de website beïnvloeden. Meer informatie.
Je team werkt de laatste dagen van de maand op volle kracht. Facturen worden nagejaagd, Excel-sheets worden gecontroleerd en gecontroleerd, en de rapportage moet op tijd bij het management liggen. Zodra de afsluiting klaar is, begint de volgende cyclus alweer. Voor veel finance managers voelt dit als een vast ritme dat nooit lichter wordt, ook niet als het team groeit of er nieuwe software wordt aangeschaft.
Het probleem zit meestal niet in de mensen of het aantal uren dat ze maken. Het zit in het proces zelf. Lean biedt een manier om dat proces te ontleden, verspilling zichtbaar te maken en gericht te verbeteren. Daar is geen reorganisatie of nieuw ERP-systeem voor nodig. Wat het wel vraagt, is een andere blik op hoe het werk daadwerkelijk verloopt.
Lean onderscheidt zeven vormen van verspilling. In een maandafsluiting komen de meeste daarvan terug, vaak zonder dat iemand ze als probleem benoemt omdat ze "erbij horen".
Wachten op goedkeuringen en informatie.
Een journaalpost ligt klaar, maar wacht op een handtekening van een manager die pas na het weekend reageert. Een collega van een ander team moet nog een export aanleveren voordat de afstemming kan beginnen. Deze wachttijd telt niet mee als werk. Ze telt wel mee in de doorlooptijd van het hele proces.
Dubbele data-entry en handmatige overnames.
Cijfers worden overgetypt van het ene systeem naar het andere omdat een koppeling ontbreekt of niet vertrouwd wordt. Elke overname is een nieuwe kans op een fout, en elke fout kost tijd om te vinden en te herstellen.
Onnodige rapportages.
Sommige overzichten worden al jaren gemaakt zonder dat iemand ze nog leest of gebruikt. Ze staan in het proces omdat ze er ooit zijn ingebouwd, niet omdat ze waarde toevoegen.
Te gedetailleerde analyses zonder beslissingswaarde.
Een verschillenanalyse tot op de cent nauwkeurig kost veel tijd, terwijl een grovere blik op de belangrijkste afwijkingen vaak voldoende basis biedt voor een besluit.
Herstelwerk door fouten in het afsluitingsproces.
Een verkeerde boeking die pas bij de controle wordt ontdekt, betekent dat het werk twee keer gedaan wordt. Hoe later een fout wordt gevonden, hoe duurder het herstel.
Overprocessing:
Te veel controles en handtekeningen. Meerdere reviewrondes op dezelfde post lijken zorgvuldig, maar leveren vanaf een bepaald punt geen extra zekerheid meer op. Ze vertragen het proces zonder dat de kwaliteit merkbaar verbetert.
Voorraad:
Ongeboekte facturen en open posten. Een stapel facturen die nog verwerkt moet worden, is in Lean-termen voorraad. Die voorraad kost ruimte in de agenda van je team en vertraagt het moment waarop je een compleet beeld hebt.
Voordat je kunt verbeteren, moet je weten waar de tijd daadwerkelijk naartoe gaat. Value Stream Mapping brengt het volledige closeproces stap voor stap in beeld: welke activiteiten worden uitgevoerd, wie ze uitvoert, hoeveel tijd elke stap kost en waar wachttijd ontstaat tussen de stappen door.
Het resultaat is vaak confronterend. Een afsluiting die op papier een vaste periode in beslag neemt, bevat meestal maar een beperkt deel aan daadwerkelijke bewerkingstijd. De rest is wachten: op een collega, op een systeem, op een akkoord. Door die afhankelijkheden expliciet te maken, ontdek je waar de winst zit. Soms is dat een technische oplossing, zoals een koppeling tussen systemen. Vaak is het een organisatorische aanpassing, zoals het vooraf plannen van goedkeuringsmomenten in plaats van erop te wachten.
Zodra je weet welke stappen repetitief zijn en weinig beoordelingsvermogen vragen, wordt automatisering een logische volgende stap. Standaardjournaalposten, afstemmingen tussen grootboekrekeningen en de opbouw van vaste rapportages lenen zich goed voor automatisering, zeker nu AI-tools het mogelijk maken om ook minder gestructureerde taken te ondersteunen, zoals het signaleren van afwijkende patronen in boekingen of het samenvatten van toelichtingen.
Automatisering werkt het beste wanneer je eerst het proces hebt gestroomlijnd. Een verspilling automatiseren maakt hem vooral sneller. De oorzaak blijft dan vaak nog gewoon bestaan. De volgorde is daarom belangrijk: eerst verspilling wegnemen met Value Stream Mapping, dan pas automatiseren wat overblijft.
Om te weten of je afsluiting daadwerkelijk verbetert, heb je meetpunten nodig die verder gaan dan de vraag of de rapportage op tijd binnen was. Denk aan de doorlooptijd van de volledige close, het aantal handmatige correcties per maand, het percentage facturen dat op tijd verwerkt is en de tijd tussen het ontdekken en herstellen van een fout.
Door deze KPI's maand op maand te volgen en te vergelijken met dezelfde periode vorig jaar, zie je of een verbetering standhoudt of dat je na een paar maanden terugvalt in oude patronen zodra de druk toeneemt. Dat maakt het gesprek met je team en het management concreter: je hebt cijfers in handen in plaats van een gevoel van drukte.
Een snellere maandafsluiting draait om helderheid: waar gaat de tijd naartoe, en welke stappen voegen daadwerkelijk waarde toe. Harder werken lost dat niet op. Value Stream Mapping legt dat proces bloot, de acht verspillingen geven je een gedeelde taal om knelpunten te benoemen, en gerichte automatisering en KPI's zorgen ervoor dat verbeteringen ook na de eerste maand overeind blijven.
Wil je weten hoe Value Stream Mapping specifiek voor jouw closeproces eruitziet? Neem contact op met het Lean Management Instituut en plan een eerste sessie in met een van onze adviseurs.
