Zoek je weleens naar een document, een pallet of een instrument dat er gisteren nog lag? Dan ken je het probleem dat 5S oplost. Met 5S richt je een werkplek zo in dat iedereen in één oogopslag ziet wat er hoort, waar het ligt en wanneer er iets afwijkt.

Je kunt er morgen mee beginnen, met de mensen en de spullen die er al zijn. Daarom noemen wij 5S de toegankelijkste Lean-tool.

5S is bruikbaar op de productievloer, in het magazijn, rond een operatiekamer en op kantoor, waar de rommel vaak in mappen en mailboxen zit. In deze blog lees je wat de vijf S'en betekenen, waarom wij een andere volgorde hanteren dan de meeste partijen en hoe je per stap te werk gaat. Onderweg vind je voorbeelden uit alle vier die werkomgevingen, en je sluit af met een 5S audit-template waarmee je meteen meet waar je staat.

Wat is 5S?

5S is een methode voor werkplekorganisatie uit de Japanse industrie. De naam verwijst naar vijf Japanse woorden die met een S beginnen: seiri, seiton, seiso, seiketsu en shitsuke. In het Nederlands gebruiken wij vijf S-woorden die dezelfde lading dekken.

Binnen Lean hoort 5S bij het fundament. Op een schone, geordende werkplek vallen afwijkingen op, en wat je ziet, kun je verbeteren. Het Lean Enterprise Institute omschrijft het doel als een visuele werkplek die zichzelf uitlegt, zichzelf ordent en zichzelf verbetert. In Engelstalige bronnen kom je dat tegen als de 5S workplace.

Een detail uit de geschiedenis van 5S: Toyota werkte traditioneel met vier S'en. Discipline was daar als aparte stap overbodig, omdat dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse audits op gestandaardiseerd werk de borging al regelden. Zolang zo'n auditritme in jouw organisatie nog geen gewoonte is, verdient Standhouden een eigen plek.

Waarom wij eerst schoonmaken en daarna pas schikken

In de Japanse en Engelstalige volgorde staat schoonmaken op plek drie, na het schikken. Bij het Lean Management Instituut maken we eerst schoon en schikken we daarna. Die volgorde werkt in onze praktijk beter, om drie redenen.

1. Schoonmaken is inspecteren. Tijdens het schoonmaken zie je lekkages, slijtage, losse kabels en kapotte onderdelen. Die bevindingen wil je kennen voordat je bepaalt waar spullen hun vaste plek krijgen.
2. Je richt in vanaf een schone basis. Na Scheiden en Schoonmaken is het gebied ontdaan van overbodige spullen en vervuiling. Pas dan kun je een werkplek ontwerpen die past bij hoe het werk echt verloopt.
3. Markeringen houden het beter. Vloertape, labels en schaduwborden plakken slecht op een vuile ondergrond. Wie schikt voordat er is schoongemaakt, doet een deel van dat werk twee keer.

‍

5S stap voor stap

Hieronder lees je per S wat het doel is, hoe je het aanpakt en hoe het eruitziet in productie, magazijn, OK en kantoor. Wij laten de vijf S'en voorafgaan door een stap nul: goed kijken.

Stap 0: breng de huidige situatie in beeld

Voordat je iets weggooit, maak je een scan van de werkplek. Kies een afgebakend actiegebied van 80 tot 200 m², of één productielijn of één kantoorruimte. Zet het af met rood-wit lint en loop het door met de mensen die er werken.

1. Teken een spaghettidiagram van de looproutes van mensen en materiaal.
2. Maak veel foto's van veiligheidsrisico's, verspillingen, rommel, lekkages en ergernissen.
3. Vul het auditformulier in. Die nulmeting gebruik je later om het verschil te laten zien.
4. Probeer te kwantificeren: hoeveel minuten per dag zoek je naar gereedschap, informatie of materiaal, en hoeveel meter loop je?

Veiligheid krijgt vanaf dit moment voorrang. Markeer gevaarlijke situaties direct, zet ze op een aparte lijst en wijs een eigenaar aan.

1. Scheiden (seiri)

Bij Scheiden maak je onderscheid tussen wat vaak nodig is, wat soms nodig is en wat overbodig is. Wat overbodig is, verdwijnt van de werkplek.

Zo pak je het aan:

1. Richt een rood-labelgebied in: een gemarkeerde plek waar twijfelgevallen tijdelijk staan.
2. Loop het actiegebied door en hang een rood label aan alles waarvan je twijfelt of het nodig is. Noteer wat het is, waar het lag, om hoeveel stuks het gaat en wie erover beslist.
3. Beslis met het team over de spullen in het rood-labelgebied. Zo voorkom je dat één persoon iets weggooit wat een collega wel nodig heeft.
4. Zet wat niet direct weg kan op een actielijst met openstaande punten.

Wees ook kritisch op aantallen. Twaalf pennen in een la of vier dezelfde schroevendraaiers op één werkbank horen ook bij het overbodige.

Hoe Scheiden eruitziet, verschilt per werkplek. Denk aan:

• Productie: mallen en gereedschap van producten die je niet meer maakt, of onderdelen die er liggen ‘voor het geval dat’.
• Magazijn: incourante voorraad in het looppad, kapotte pallets en verpakkingsmateriaal dat niemand meer gebruikt.
• OK: materialen met een verstreken houdbaarheidsdatum en dubbele voorraad van hetzelfde product in meerdere kasten.
• Kantoor: stapels prints, ordners uit afgesloten projecten en drie versies van hetzelfde bestand op de gedeelde schijf.

2. Schoonmaken (seiso)

Schoonmaken draait in 5S om inspecteren. Wie schoonmaakt, ziet lekkages, scheuren en losse onderdelen voordat ze tot stilstand of kwaliteitsproblemen leiden.

Zo pak je het aan:

1. Maak een schoonmaak- en inspectieplan: wat maak je schoon, wie doet het, hoe vaak en met welke middelen?
2. Start met een grondige aanvangsreiniging, van boven naar beneden en van groot naar klein.
3. Spoor de bron van de vervuiling op en pak die aan. Een olieplas opdweilen helpt weinig als de leiding erboven blijft lekken.
4. Maak schoonmaken onderdeel van het dagelijks werk. In onze ervaring werkt dagelijks 10 tot 15 minuten beter dan een uur per week.

Een voorbeeld uit onze trainingen: een machine die golfplaten met een bitumenlaag verwarmt en in vorm perst, raakte door vervuiling zijn warmte niet kwijt. Daardoor ontstonden scheuren in de matrijs en stond de machine onnodig stil. Schoonmaken bleek hier preventief onderhoud.

In de praktijk:

• Productie: tijdens het schoonmaken zie je een losse beschermkap, een vervuilde sensor of een lekkende slang. Medewerkers die dit zelf doen, voeren eerstelijns onderhoud uit.
• Magazijn: een schone vloer laat sporen van een lekkende heftruck zien, en beschadigde stellingbeschermers vallen op.
• OK: de hygiëne is op een OK al strak geregeld. 5S voegt daar de inspectieblik aan toe, zodat een kar met een kapot wiel of een apparaat met een verstreken onderhoudsdatum opvalt.
• Kantoor: bij het opruimen van de vergaderruimte merk je dat de beamer hapert of dat een stekkerdoos loszit. Een korte melding voorkomt dat de volgende gebruiker er last van heeft.

3. Schikken (seiton)

Schikken betekent: voor alles een vaste plek en alles op zijn plek. Je richt de werkplek zo in dat zoeken overbodig wordt en dat je direct ziet wanneer er iets ontbreekt.

Drie technieken helpen daarbij:

• De 30-secondenregel: wat je dagelijks gebruikt, pak je binnen 30 seconden en zet je binnen die tijd ook weer terug. Wat je wekelijks of maandelijks gebruikt, mag verder weg staan.
• Visueel management: lijnen, kleuren, labels, foto's en schaduwborden laten zien wat waar hoort.
• Two-bin kanban: je werkt uit de eerste bak, en een lege bak is het signaal om aan te vullen terwijl je uit de tweede bak doorwerkt.

Zo pak je het aan:

1. Gebruik de bevindingen uit de scan en het spaghettidiagram als basis voor de nieuwe indeling.
2. Bepaal per item de benodigde hoeveelheid.
3. Werk eerst met tijdelijke labels en markeringen, en test een schaduwbord op gebruiksgemak voordat je het definitief maakt.
4. Geef de spullen uit het rood-labelgebied die je houdt een vaste plek.

In de praktijk:

• Productie: een gereedschapskar of schaduwbord met een vaste plek per stuk gereedschap, zodat je ziet wat er ontbreekt.
• Magazijn: gemarkeerde looppaden, stellingen waarop inhoud en bestelniveau zichtbaar zijn, en een vaste parkeerplek voor de palletwagen.
• OK: voorraadkasten met vaste vakken en zichtbare minimum- en maximumniveaus, zodat een tekort opvalt voordat de ingreep begint.
• Kantoor: één mapstructuur op de gedeelde schijf die het hele team gebruikt, en bij flexplekken een vaste plek voor gedeelde spullen.

4. Standaardiseren (seiketsu)

Bij Standaardiseren leg je vast hoe de werkplek eruitziet en wie wat doet om dat zo te houden. Zonder deze stap is de kans groot dat de werkplek terugzakt naar de oude situatie.

Zo pak je het aan:

1. Maak afspraken over de eerste drie S'en: wie doet wat, in welk gebied, wanneer en hoe?
2. Maak die afspraken zichtbaar op een 5S-bord bij de werkplek.
3. Leg werkwijzen vast in eenpuntslessen: instructies op één vel met vooral beeld, bij voorkeur gemaakt door de mensen die het werk doen.
4. Spreek organisatiebreed kleuren en codes af, zodat teams niet ieder hun eigen markeringen bedenken.
5. Leg vast wie het rood-labelgebied beheert en wanneer het wordt opgeschoond, zodat het geen vergaarbak wordt.

Hoe eenvoudiger de afspraak, hoe groter de kans dat iedereen zich eraan houdt.

In de praktijk:

• Productie: een ploegoverdrachtslijst waarop staat in welke staat de werkplek wordt overgedragen.
• Magazijn: een vaste kleurcode voor vloermarkeringen die in de hele hal hetzelfde betekent.
• OK: een foto van de standaard ingerichte kast of kar op de deur, zodat iedereen ziet hoe het hoort.
• Kantoor: afspraken over bestandsnamen en mapstructuur, en een clean-desk-afspraak voor flexplekken.

5. Standhouden (shitsuke)

Standhouden zorgt dat de afspraken op de lange termijn blijven werken. Teams krijgen de eerste drie S'en vaak goed voor elkaar; het volhouden blijkt in onze ervaring de lastigste stap.

Zo pak je het aan:

1. Plan 5S in het dagelijks werk, bijvoorbeeld 10 minuten aan het begin of einde van een dienst.
2. Audit regelmatig met een vast formulier, wekelijks of maandelijks. Gebruik dezelfde vragen als bij de scan, zodat je de vooruitgang ziet.
3. Werk volgens PDCA: plan, voer uit, check met de audit en stel bij.
4. Laat de leidinggevende meelopen en zelf audits doen. Zonder actieve betrokkenheid van het management heeft 5S weinig kans van slagen.
5. Vier successen en laat goede voorbeelden zien aan de rest van de organisatie.

In de praktijk:

• Productie en magazijn: een korte 5S-check in de dagstart, met het 5S-bord als vast agendapunt.
• OK: de check op de standaardinrichting als vast onderdeel van het klaarzetten van de zaal.
• Kantoor: een maandelijkse digitale opruimronde in de teamagenda en een korte audit van de gedeelde schijf.

Vijf valkuilen die we in de praktijk tegenkomen

1. Stoppen na de derde S. Scheiden, Schoonmaken en Schikken leveren snel zichtbaar resultaat op. Zonder standaarden en audits zakt dat resultaat weer weg.
2. Te groot beginnen. Start met één pilotgebied van 80 tot 200 m². Dat levert een intern voorbeeld op waar de rest van de organisatie van leert.
3. Een rood-labelgebied dat vergaarbak wordt. Wijs een beheerder aan en ruim het wekelijks op.
4. Alleen het vuil opruimen. Wie de bron van de vervuiling laat zitten, maakt morgen hetzelfde weer schoon.
5. 5S als klus voor de werkvloer. Een manager die niet langskomt, geen tijd vrijmaakt en geen budget beschikbaar stelt, geeft het signaal dat 5S er niet toe doet.

‍

‍