Stroomlijn jouw jaarafsluiting: Van stressvolle marathon naar Lean sprint

Gepubliceerd op
November 20, 2025
Auteur
Michiel van Akkeren
Michiel van Akkeren
Michiel van Akkeren is Digital Marketing specialist bij het LMI
Deel dit artikel:

De geur van warme chocolademelk en pepernoten hangt in de lucht, maar in de financiële afdeling overheerst vaak een heel andere sfeer: die van stress, deadlinejacht en eindeloze correctierondes. De jaarafsluiting. Elk jaar weer die marathon van dataverzameling, afstemming, en de angst voor de accountant die ‘gaten schiet’ in uw proces.

Maar wat als we u vertellen dat dit niet de norm hoeft te zijn?

Het is tijd om Lean te omarmen in de financiële sector. Wij laten u zien hoe de beproefde methodiek van Lean Management uw jaarafsluiting – en de relatie met uw data-aanleverende collega’s – fundamenteel kan transformeren.

1. De Basis: Breng Uw Proces Waterdicht in Kaart (Value Stream Mapping)

Veel bedrijven hebben processen die ‘werken’ op basis van traditie en ad-hoc overleg. Dit is de zwakste schakel.

De Lean-filosofie begint met Value Stream Mapping (VSM). U brengt het héle proces van data-aanvraag tot definitieve jaarrekening in kaart.

  • De Pijn: Als processen rammelen, schiet de accountant bij een interim controle gaten in hoe goed zaken zijn afgedekt. Dit leidt tot meer vragen, meer werk en meer onzekerheid.
  • De Lean Oplossing: Door VSM krijgt u totale transparantie over waar vertragingen, dubbel werk of onduidelijke verantwoordelijkheden zitten. U identificeert de kritieke stappen en zorgt ervoor dat de benodigde documentatie en controles (de 'governance') in de flow zelf worden gebouwd. Een goed in kaart gebracht proces is uw beste verdediging tegen kritische accountantsvragen.

2. Elimineer Fouten: De Juiste Data, De Eerste Keer Goed (Poka-Yoke & Standard Work)

Hoe vaak ontvangt uw financiële team incomplete templates, de verkeerde valuta of handmatig aangepaste cijfers? Deze ‘verspilling’ (Muda) is de grootste veroorzaker van vertraging en stress.

  • De Pijn: We moeten vaak terug naar de collega's met ad-hoc vragen en correctierondes. Dit is frustrerend voor iedereen.
  • De Lean Oplossing:
    • Lean helpt ons om de juiste data de eerste keer goed aan te leveren. Dit betekent minder correctierondes, minder stress, en een hogere betrouwbaarheid van de cijfers voor iedereen in de organisatie.
    • We introduceren Standard Work (gestandaardiseerde werkwijzen en templates) en Poka-Yoke (fout-preventie mechanismen). Denk aan verplichte velden in uw aanlevertemplates of automatische checks op logica. Minder fouten in processen is direct minder fouten in data.

3. Focus op Waarde: Drastische Tijdsbesparing voor Iedereen

Het is een misvatting dat Lean alleen gaat over bezuinigingen. Het gaat over maximalisatie van toegevoegde waarde en minimalisatie van verspilling. Wachten op informatie is verspilling. Zoeken naar de juiste versie is verspilling.

  • De Pijn: De jaarafsluiting eist vaak alle tijd op. Collega's van HR, Sales of Operations worden overspoeld met ad-hoc vragen en herinneringen.
  • De Lean Oplossing: Door Lean toe te passen, kunnen we de tijd die iedereen aan dit proces besteedt drastisch verminderen. Minder ad-hoc vragen, minder herinneringen, en sneller terug naar uw kerntaken. De gewonnen tijd kan worden besteed aan taken die échte waarde toevoegen (analyses, strategie, klantcontact).

4. Transparantie Creëert Eigenaarschap

Financiële processen voelen vaak aan als een black box voor de rest van de organisatie. Collega's weten niet waarom hun data nu nodig is, of wat de impact is van hun vertraging.

  • De Pijn: De financiële afdeling moet constant 'pushen' voor data, omdat de urgentie bij andere afdelingen ontbreekt.
  • De Lean Oplossing: We maken het proces visueel en transparant. Gebruik een eenvoudig Kanban-bord of een gedeelde projectplanning. Hierdoor ziet iedereen:
    • Wie wat wanneer moet aanleveren.
    • Wat de knelpunten zijn (bijv. de HR-gegevens zijn het meest kritisch).
    • De impact van vertraging: het proces wordt stopgezet totdat een taak is voltooid.

Door dit te doen, gaan we samen de 'verspilling' (onduidelijke taken, wachten, fouten) elimineren, en wordt de jaarafsluiting een gezamenlijke sprint in plaats van een geïsoleerde last.

Tijd voor de Sprint

De jaarafsluiting is het perfecte project om te beginnen met Lean in Finance. Het is een terugkerend, kritisch proces dat lijdt aan alle klassieke verspillingen.

Zet de stap van traditionele, stressvolle finance naar Lean Finance. De tijd van ad-hoc brandjes blussen is voorbij. De tijd voor gestructureerde, efficiënte en foutloze processen is aangebroken.

Klaar om de jaarafsluiting van volgend jaar te veranderen in de meest efficiënte ooit?

Neem contact op met het Lean Management Instituut voor een introductie in Value Stream Mapping voor uw financiële processen, of schrijf u in voor onze Black Belt training om de expertise zelf in huis te halen.

Meer Lean nieuws

Bekijk alle blogs
Bedankt voor je inschrijving
Er ging iets fout, probeer het opnieuw.