Sparren over jouw Lean vraagstuk?
Bel met René
Supergasbras behoort tot SHV Energy, een wereldwijde distributeur van off-grid energie, die 140.000 ton vloeibaar petroleumgas (LPG) per maand levert aan ongeveer 11.000 dealers, 10 miljoen gezinnen en meer dan 50.000 industriële en commerciële klanten in heel Brazilië. In totaal heeft SHV Energy twintig business units, met 17 vulinstallaties, meer dan 40 magazijnen en een cilinderproductie- en herkalibratiefabriek.
Met de verschillende veranderingen die de gasmarkt de afgelopen jaren heeft ondergaan, voelde Supergasbras zich uitgedaagd om te streven naar uitmuntendheid in haar activiteiten om meer en betere waarde te leveren aan haar klanten. Hiervoor zijn ze in 2017 begonnen met een lean journey.
De transformatie begon in een proefeenheid met een implementatiemodel voor heel Brazilië, dat de voortgang van lean meet aan de hand van volwassenheidsniveaus. De implementatie in elke bedrijfseenheid begon met de operationele en logistieke gebieden en werd later uitgebreid naar ondersteunende gebieden, zoals verkoop, industriële faciliteiten, financiën en HR.
De verbeteringswerkzaamheden van Supergasbras zijn gebaseerd op de toepassing van zes basiselementen van een "lean" managementsysteem:
1) Performance Management (DM): een systeem van in elkaar grijpende vergaderingen om de prestaties te evalueren en de belangrijkste op te lossen problemen te prioriteren.
2) Probleemoplossing: het structureert de behandeling van problemen die door het dagelijks beheer aan het licht worden gebracht, met behulp van een wetenschappelijke methode in 8 stappen, bekend als A3.
3) Standaardisatie: het zorgt ervoor dat de resultaten die voortvloeien uit de oplossingen die in de A3 worden benadrukt, worden gehandhaafd en uitgebreid.
4) 5S: helpt normen te creëren in de werkomgeving of het proces, waardoor afwijkingen veiliger, gemakkelijker en sneller kunnen worden opgespoord, en helpt het team te trainen in het elimineren van verspilling.
5) Gemba: het ontwikkelt de leider en leert hem naar de plaats te gaan waar het werk plaatsvindt om te bevestigen dat de normen worden gevolgd en/of het vermogen van mensen tot voortdurende verbetering te ontwikkelen met behulp van open vragen.
6) Het gestandaardiseerde werk van de leider: het helpt leiders om hun dagelijkse activiteiten te structureren en te standaardiseren en bespaart hen tijd bij het uitvoeren van die activiteiten die essentieel zijn om een cultuur van voortdurende verbetering in stand te houden en te ontwikkelen.
Om de voortgang van hun reis te beoordelen, creëerde Supergasbras een volwassenheidsschaal van 0 tot 5, waarbij niveau 1 overeenkomt met het begin van de implementatie in een proefgebied van de eenheid en niveau 5 overeenkomt met de implementatie van lean in alle gebieden van de bedrijfseenheid en met volledige volwassenheid.
Vandaag zijn alle bedrijfseenheden met hun lean-traject begonnen, hoewel zij zich op verschillende niveaus van volwassenheid bevinden.
Bij Supergasbras begint het dagelijks beheer met de inzet van de strategie zoals weergegeven in de onderstaande figuur:
Door het opsplitsen van de bedrijfsdoelstellingen kan elk gebied op elk niveau duidelijk zijn doelstellingen bepalen. Vervolgens worden de controlevariabelen (metrieken) vastgesteld die het gebied moet meten om zijn doelstellingen te bereiken. Het is belangrijk dat deze variabelen zeer visueel zijn, rechtstreeks verband houden met het doel, en kunnen aangeven of het team zijn doel al dan niet bereikt (zie onderstaand voorbeeld).
Deze variabelen worden opgenomen in het prestatieoverzicht dat bij het dagelijks beheer gemonitord wordt.
Een ander belangrijk punt bij het opzetten van de dagelijkse managementstructuur is na te denken over hoe de vergaderingen op elk niveau van de organisatie in elkaar grijpen.
Dus, hoe werkt het bij Supergasbras?
Supergasbras heeft in haar dagelijks beheer vier niveauvergaderingen ingesteld, die elk door de betrokken teamleden worden bijgewoond.
Het line sideboard wordt elk uur gevuld en door de operators zelf, die vertrouwen op de hulpketen om problemen te escaleren wanneer dat nodig is.
De andere borden worden dagelijks ingevuld, en de vergadering wordt bijgewoond door de regiomanager en zijn rechtstreekse medewerkers. Samen analyseren zij de problemen die zich de afgelopen 24 uur hebben voorgedaan en/of die zijn geëscaleerd van het niveau eronder.
De vergaderingen zijn kort en vinden altijd plaats bij het bord, meestal met mensen die eromheen staan. Ze moeten een duidelijke agenda hebben, waarin de laatste 24 uur en de volgende 24 uur werk worden besproken. Ze zijn niet bedoeld om het probleem op te lossen, maar om de prestatiegaten in de controlevariabelen te beoordelen, acties aan te pakken om de gewenste prestaties te herstellen, en/of de acties te bepalen die naar het volgende niveau zullen worden geëscaleerd (acties die het team niet autonoom kan uitvoeren).
Bij dagelijkse managementvergaderingen komen altijd nieuwe problemen aan het licht die, afhankelijk van de mate van complexiteit, met verschillende benaderingen worden aangepakt. Zo kunnen eenvoudige problemen (de zogenaamde "Just do it"), waarvoor geen oorzakenanalyse nodig is, meestal worden opgelost met een eenvoudige actie. Complexere problemen vereisen echter een meer wetenschappelijke aanpak voor hun oplossing, via een instrument dat lean denkers kennen als A3.
Hieronder volgen enkele van Supergasbras' bevindingen over het dagelijks bestuur.
Na enkele jaren heeft Supergasbras veel geleerd. In de onderstaande afbeelding belicht het team de belangrijkste factoren die, naar hun ervaring, hebben geholpen bij het opzetten van een succesvol systeem voor dagelijks beheer.
Wat het bedrijf benadrukt is dat lean tools en praktijken, hoewel essentieel voor succes, slechts 20% van het verhaal zijn. De overige 80% ligt in de ontwikkeling van mensen, betrokkenheid en cultuuropbouw.
Om het gewenste nieuwe gedrag te creëren, dat ervoor zorgt dat problemen door iedereen op alle niveaus worden blootgelegd en opgelost, is het nodig een psychologisch veilige omgeving te creëren waarin mensen zich vrij voelen en worden aangemoedigd om hun mening en ideeën te uiten, risico's te nemen, mislukkingen toe te geven, van die mislukkingen te leren en eerlijke en open discussies te voeren.
Psychologische veiligheid en het constante gevecht tegen de angst om te flapperen en problemen aan te pakken is iets waar doelgericht aan gewerkt moet worden, waarbij leiders en hun teams in alle waardestromen van een organisatie betrokken worden.
Supergasbras begrijpt dat de weg lang is en dat als zij mensen willen helpen hun werk beter te doen, uitstekende resultaten te behalen, meer waarde aan klanten te leveren en een positieve bijdrage aan de samenleving te leveren, zij dit samen met mensen in de frontlinie moeten doen, waarbij zij voortdurend van elkaar leren. Als de onderstaande resultaten een indicatie zijn, kun je zeggen dat ze op de goede weg zijn!
Meld je aan voor onze nieuwsbrief
