Wat is Catchball?

Catchball is een samenwerkingsgericht communicatieproces dat wordt gebruikt om doelen en strategieën te bespreken door middel van een reeks heen-en-weergaande gesprekken tussen verschillende niveaus binnen een organisatie. Het doel is om consensus te bereiken en ervoor te zorgen dat doelstellingen op hoog niveau praktisch haalbaar zijn door feedback te verwerken van de mensen die het werk uitvoeren. Deze iteratieve aanpak creëert wederzijdse betrokkenheid en zorgt ervoor dat de uiteindelijke plannen zowel strategisch op elkaar zijn afgestemd als realistisch zijn.

In een directiekamer begint het managementteam een ​​spelletje 'catchball' door een strategisch doel voor te stellen: de doorlooptijd van documenten binnen het hele bedrijf met 30% te verkorten. De directeur operationele zaken bespreekt dit doel met de afdelingsmanagers in een vergaderruimte om de haalbaarheid te bespreken. In plaats van simpelweg een nieuwe softwareverplichting op te leggen, vraagt ​​de directeur: "Welke specifieke knelpunten in jullie huidige archiveringsprocessen zouden ons ervan weerhouden dit doel tegen het einde van het derde kwartaal te bereiken?" Dit is het begin van de eerste 'gooi'. De managers geven aan dat de huidige archivering sterk afhankelijk is van externe fysieke opslag en dat de administratieve medewerkers in de kantoorruimte momenteel worden belast door een handmatig goedkeuringsproces voor leveranciersfacturen.

Vervolgens verplaatsen de managers het gesprek naar de open kantoorruimte om te overleggen met de administratief medewerkers en de receptie. De administratief medewerkers suggereren dat de verwerkingstijd aanzienlijk zou kunnen worden verkort als het bedrijf een geautomatiseerd digitaal handtekeningsysteem voor interne goedkeuringen zou invoeren, maar ze merken op dat de receptie niet beschikt over de benodigde snelle scanapparatuur om binnenkomende post direct te digitaliseren. Dit tegenvoorstel gaat terug naar de directeur. Het definitieve plan, dat nu het resultaat is van verschillende rondes van brainstormen, omvat een budget voor twee hogesnelheidsscanners en een herziene planning met een trainingsperiode van een week. Omdat de medewerkers op de werkvloer hebben meegeholpen aan de strategie, is het definitieve plan gebaseerd op de praktische realiteit van de dagelijkse kantoorwerkzaamheden. Dit zorgt voor een hoge mate van draagvlak en een realistische route naar het behalen van de doelstelling van 30% reductie.

Om de brainstormmethode in jouw kantoor toe te passen:

1. Identificeer een overkoepelende doelstelling, zoals het verkorten van de doorlooptijd voor de verwerking van klantaanvragen.

2. Presenteer de doelstelling aan de medewerkers die de taak uitvoeren en vraag om een ​​"tegenmaatregel" of feedback over welke middelen ontbreken.

3. Pas de doelstelling of de toewijzing van middelen aan op basis van hun input en herhaal het proces totdat zowel de leiding als de medewerkers het erover eens zijn dat de doelstelling haalbaar is.

‍
We hebben templates zoals de Horizontale Consensus Matrix in onze downloads sectie om je te ondersteunen in dit proces. Wil je zelf aan de slag zonder hulp maar weet je niet hoe? Je doet er goed aan het boek Managing on Purpose van Mark Reich aan te schaffen. Mark heeft jarenlang als executive bij Toyota rondgelopen en was daar voor dit onderdeel verantwoordelijk. Hij heeft het meest complete boek geschreven over Hoshin Kanri, waar Catchball een belangrijk onderdeel van is. We hebben zowel het origineel in het Engels als een Nederlandse variant in onze webshop.

Wil je graag dat we jou, jouw team of jouw organisatie begeleiden met een masterclass Hoshin Kanri? Neem dan een kijkje op onze pagina over deze masterclass. Deze is in samenwerking met Mark Reich en een groot aantal collega's van het Lean Global Network opgezet met Managing on Purpose als vertrekpunt.